Matrix 精选

Matrix 是少数派的写作社区，我们倡导分享真实的产品体验和实用的经验与思考。我们会不定期挑选 Matrix 中最优质的文章，展示来自用户的真实体验和观点。

文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

---

Hi，我是 Linmi，今天我将带来一篇关于 Notion 的教程，教你如何围绕管理软件订阅服务的需求，打造一个属于个人的管理库。

本文内容概览

• 从零开始组织一个属于自己的软件订阅管理库，包括激活码管理、素材教程管理、续费提醒；

• 快速整理个人电脑配置清单；

• Notion 数据库基础使用；

• Notion 数据库模板使用；

• Notion 公式小实践。

以上内容并不复杂，请放心阅读，最终效果如下：

前言

作为一名 Mac 用户，使用一些付费软件是常有的事，比如 Alfred、Sketch、Sublime 等效率工具。新买的 MacBook 如果没有使用 Time Machine 备份，重装系统时可能会面临软件清单混乱的问题。

虽然现在有 Setapp 等订阅服务，但对于国内用户来说，9.9 美元的价格可能会让人却步，一年 600 元的费用也让人心疼。对于我这种经常购买打折软件的人来说，300 元能买到不少软件。考虑到大部分软件的迭代周期，订阅制对我来说还有点遥远，尤其是我有两台 MacBook。

那么，购买了这么多软件，激活码该如何管理呢？

• 用邮件？将激活码统一发送到一个邮箱，并对已购买的软件进行星标；

• 用笔记？将软件名和激活码逐个添加到备忘录；

• 用表格？新建软件名、激活码、购买价格、下载链接等属性，逐个填写；

• 用密码管理软件？例如 1Password 进行管理。

上述方法都能很好地管理我们的订阅，但也存在一些特殊情况：

• 有的软件只有老版本使用起来比较顺手，我还想保存一份老版本；

• 有的软件有使用指南，放在一个笔记中显得混乱，放在 Excel 中操作又不方便；

• 有的软件是订阅制，需要提醒我定期续费，比如 Sketch、1Password。

那么，有没有其他方式能满足这些需求并有效管理我们的软件订阅呢？答案就是 Notion。

Notion 管理第一步：创建数据库

首先，真的要先创建一个数据库吗？别急，先梳理一下需求。

需求梳理

围绕软件系列的内容，如何存放在一个地方？主要有以下几点：

• 基础需求：购买时间、价格、原价等；

• 存放激活码、配置凭证文件，如各类软件激活码和购买凭证；

• 存放软件教程和素材，如 Sketch 教程与素材包；

• 方便快速找到官网和激活链接；

• 根据软件属性进行分类；

• 提醒续费，比如购买包年服务，提醒我明年续费；

• 存放老版软件，方便降级。

带着这些需求，我们来试着在 Notion 中实现。

创建数据库

按照惯例，动图演示少不了。但考虑到之前的 GIF 加载慢影响体验，这次我会重点放在必要的操作流程上，并整合一些可串联的流程。

那么，就开始我们的 Notion 之旅吧！

1. 点击 Notion 左下角「+ New Page」创建一个新页面；

2. 选择默认模板「Table」，点击后即可创建一个表格展示；

3. 为新建的页面命名并填充 emoji，以保持良好的观感；

4. 根据需求梳理的属性，逐个创建。

操作 1, 2, 3：

注意：创建数据库后无法使用「cmd + z」撤回，只能通过删除解决。

操作 4：

梳理必要的属性如下：

• 软件名：使用 Name 属性类型；

• 软件标签：重命名原有「Tag」属性；

• 购买时间与续费时间：选择「Date」属性类型；

• 购买价格：选择「Number」属性类型；

• 官网或下载链接：选择「URL」属性类型。

当然，还可以创建一个「File」属性类型，存放文件、图片、凭证等。由于接下来会讨论文件存放，这个环节就略过。

组织软件与服务

这次操作示范以 One Switch 为例：

填入软件或服务信息

依次填入常用软件的购买时间、价格、官网链接，并上传需要的软件。

上传软件包与修改时间格式

直接将桌面的软件包拖拽到文件栏即可上传。此外，由于时间展示格式可能不符合国人习惯，我会对时间格式进行修改，点击时间栏，再点击「Date Format & Timezone」。

修改图标，保持美观

为了保持整体美观，可以为每个软件添加 Logo。复制 Logo 链接，进入创建好的页面，点击软件名上的「Add Icon」，选择「Link」，粘贴 Logo 的链接即可。

管理订阅制软件或服务

订阅制软件有时间限制，按天、月、季度或年进行订阅，这时需要提醒我续费，避免服务中断。为此，我们需要增加一个到期时间属性。

Notion 的 Date 属性中提供了「Start Date」和「End Date」两个时间属性进行选择。虽然可以很好地设置到期时间，但无法设置提醒（这里建议 Notion 官方改进）。如果设置提醒，直接标红意味着已到期，这种方式行不通。

因此，我们增加一个到期时间属性，填写到期时间与提醒。点击到期时间栏，再点击「Remind」，选择合适的提醒时间（建议搭配 Notion App 使用）。

如果没有提醒需求，只需设置到期时间，直接点击时间属性，找到「End Date」选项开启即可。

由于订阅价格可能会变动，建议多建一个页面或将旧价格填入页面内，使用第一种方式更美观且方便。

小技巧

这里加个小技巧，录制「End Date」是在设置提醒后进行的。为了保持画面整洁，我对设置提醒的时间属性进行了隐藏。想要召回时，右键点击，再选择「Hide」。想要显示回来，点击右上角「Properties」，再点击需要召回的属性开关按钮即可。

Notion 管理第二步：建立模板

经过第一步的梳理，我们需要保存的内容包括：

• 激活码、购买的邮箱；

• 购买凭证、发票；

• 旧软件包；

• 软件教程。

以 Sketch 为例：

1. 保存激活码与注册邮箱；

2. 快速找到反激活的链接入口；

3. 存放 Sketch 部分软件包；

4. 存放 Sketch 教程与素材包。

根据上述内容可以快速制作出一个模板，点击 Sketch 进入页面，制作好模板。

接着填充内容。

使用模板

使用我们创建的模板有两种方式：

1. 点击数据库右上角 New 旁边的「v」，再点击模板即可开始创建，适合新建软件；

2. 直接进入页面，点击页面中的模板名即可，适合已创建好的页面。

不同种类的软件应用模板不同，按照各自需求进行创建即可。

进阶玩法

如果想查看今年平摊到每个月在软件上花了多少钱，可以借助 Notion 公式功能。Notion 公式提供类似 Excel 的计算功能，但操作相对复杂，且功能不够完备，但足够使用。

1. 新建属性，选择公式属性；

2. 计算总金额除以 12，即「价格/12」，得出每个软件的金额；

3. 点击表格下方的「Calculate」，选择「SUM」计算每个月总和。

如果想四舍五入，保留小数点后两位，可以使用 Slice() 方法，具体代码如下：

javascript toNumber(slice(format(prop("价格") / 12), 0, 5))

如果只想查看订阅软件的月支出，操作如下：

1. 点击右上角「Filter」，再点击「+ Add a Filter」；

2. 左侧选择标签属性，右侧选择标签为「订阅制」，即可得到订阅软件的每月支出。

Notion 管理第三步：建立装机清单

开头提到，手残装机或购置新机时，缺乏“方针”指导可能导致灾难性事故。其实只需给常用软件打上「必装」标签即可。

为必装软件生成新视图

打上标签后，我们需要为必装软件创建一个新视图，方便配置电脑。打开 Notion，选择「必装视图」即可。

1. 点击左上角「+ Add a View」，选择表格视图，命名为「必装」；

2. 在新视图下点击「Filter」，添加标签过滤。

接着给老视图命名，之后就可以通过切换视图找到自己想要的内容。

资源模板

以上内容的模板可以点击 野卡 | 一分钟注册，轻松订阅海外线上服务 进行复制学习使用。

最后

为什么我没提到安全性

在上面的内容中没有提到安全性，是因为 Notion 本身是通过邮件验证登录。如果你的账号被盗，邮箱也可能被盗。一般人极少会出现这种情况。如果想预防，可以疯狂创建多个页面进行混淆。

思考

借助本篇教程，你可以搭建出属于自己的数据库，例如：

• 管理服务器、SSL 到期，物件打折消息提醒；

• 集合自己的笔记，方便随时管理；

• 制作一个 CRM，邮寄清单。

再借助 Notion 便捷的协作分享功能，可以有效提高非编程用户的效率。

如果你有兴趣了解更多 Notion 使用技巧，我写了一些关于 Notion 小技巧的教程，你可以访问这里查看：Notion Tips。

最后，祝大家生活愉快，我是 Linmi，我们下一篇 Notion 教程再见。